Privacybeleid voor sollicitanten en kandidaten

Scroll down for English

Onze benadering

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor het beheer van het wervings-, selectie en introductieproces en zetten ons in voor transparantie over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken en ten aanzien van onze verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming. Dit beleid is van toepassing op sollicitanten en kandidaten van Experian Nederland. Met het oog op de wetgeving op gegevensbescherming is Experian Nederland BV de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Uw gegevens verwerken

Wij moeten uw gegevens verwerken zodat we een eerlijk en effectief wervingsproces kunnen uitvoeren en uw geschiktheid voor de functie kunnen beoordelen, achtergrond- en referentiecontroles kunnen uitvoeren, met u kunnen communiceren over het wervingsproces en om de wettelijke en reglementaire voorschriften te kunnen naleven. We verwerken deze gegevens op basis van het verzoek van de betrokkene/sollicitant voordat een overeenkomst wordt aangegaan en de door de sollicitant verleende toestemming is de wettelijke verwerkingsgrond die Experian gebruikt om de juiste sollicitant of kandidaat te benoemen voor de aangekondigde functie.

Ook moeten we uw persoonsgegevens bewaren voor onze eigen registratie en administratieve doeleinden, en om uw eventuele vragen of klachten af te handelen De wettelijke verwerkingsgrond waarop wij ons beroepen is ons gerechtvaardigd belang. Het is in ons gerechtvaardigd belang om nauwkeurige dossiers bij te houden over ons wervingsproces en om onze relatie met de sollicitanten en kandidaten te beheren.

Als u succesvol bent, verwerken wij uw gegevens om met u een arbeidsovereenkomst aan te gaan. Wij verzamelen persoonsgegevens over u van derden, zoals referenties bij voormalige werkgevers of onderwijsinstellingen en informatie van aanbieders van achtergrondonderzoeken, ofeen door de overheid verstrekte Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Wij verwerken deze gegevens echter uitsluitend wanneer de lokale wetgeving dit toestaat. Ook verwerken wij uw gegevens om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen om te controleren of u in aanmerking komt om in het betreffende land te werken voordat het dienstverband van start gaat. Dit alles is alleen van toepassing nadat wij van u schriftelijke toestemming hebben ontvangen.

Wij gebruiken uw gegevens alleen in verband met de vacature waarop u hebt gesolliciteerd, tenzij wij specifiek om uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te bewaren voor het geval dat er zich in de toekomst arbeidskansen voordoen die voor u geschikt zijn. In deze gevallen vertellen wij u hoe lang we uw gegevens zullen bewaren en u mag te allen tijde uw toestemming intrekken. Indien u voor deze of een andere positie wordt aangenomen, zullen we, zoals reeds eerder vermeld, uw gegevens gebruiken voor een arbeidsovereenkomst en alle daarmee verband houdende administratieve handelingen.

U heeft geen enkele wettelijke of contractuele verplichting Experian tijdens het wervingsproces gegevens te verstrekken. Als u de informatie echter niet verstrekt, zijn we mogelijk niet in staat uw sollicitatie te verwerken of u in ons selectieproces op te nemen.

Verzameling opslag en behoud

Wij verzamelen en verwerken uiteenlopende informatie over u zoals uw naam en adres, uw vaardigheden en ervaring en uw staat van dienst. Deze informatie wordt op verschillende manieren verzameld, bijvoorbeeld via sollicitatieformulieren of uw cv, van uw paspoort of andere identiteitsdocumenten zoals uw rijbewijs en van derden. 

Als uw sollicitatie naar een baan niet succesvol is, bewaren wij aan het einde van het betreffende wervingsproces uw gegevens 4 weken in onze HR-systemen, of 12 maanden indien we daarvoor uw schriftelijke toestemming hebben. Op het einde van die periode, of wanneer u uw toestemming eerder intrekt, worden uw gegevens verwijderd of vernietigd.

Als uw sollicitatie naar een baan succesvol is, worden de tijdens het wervingsproces verzamelde persoonsgegevens overgedragen naar uw HR-bestand dat tijdens de duur van uw betrekking wordt bewaard. De periodes waarin uw gegevens worden bewaard, worden aan u bekendgemaakt in ons werknemerprivacybeleid.

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus en beschikken over intern beleid (onder andere het Veiligheidsbeleid (GISP)) en we beschikken over controles om ervoor te zorgen dat gegevens niet verloren gaan, per ongeluk worden vernietigd, misbruikt of openbaar gemaakt en er geen toegang toe is behalve door onze werknemers in de uitvoering van hun taken.

Onderstaande tabel voorziet in een lijst met gegevens die wij bewaren en waarvoor deze worden bewaard:

Direct van sollicitanten en kandidaten verzamelde gegevens

Van andere bronnen verzamelde gegevens

• Wervingsbureaus waarvan wij de volgende gegevenscategorieën verzamelen: professionele en arbeidservaringen, referenties voor kandidaten, opleiding, vaardigheden, training en elk door de kandidaat behaald certificaat.Verklaring omtrent Gedrag (VOG) op basis van de controle die voor uw positie relevant is. U ontvangt het certificaat en moet ons het originele document opsturen.
• De door u genoemde referenties van wie wij de volgende gegevenscategorieën verzamelen: Periode van dienstverband, positie binnen de organisatie.
  En alleen na de kandidaat te hebben geïnformeerd: informatie over hoe u hebt gepresteerd en of het bedrijf u weer in dienst zou nemen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Onze wervingsprocessen zijn niet alleen gebaseerd op geautomatiseerde besluitvorming. 

Wervingsproces

Als onderdeel van ons wervings- en selectieproces passen we onze wervingstechnologie toe om uw sollicitatiegegevens te vergelijken met de vacature waarop is gesolliciteerd en die sollicitatie te beoordelen (ook wel 'matchscore' genoemd). Deze beoordeling is gebaseerd op ervaring, vaardigheden (inclusief talenkennis), opleidingen en locatie. De wervingstechnologie beoordeelt de functiebeschrijving om te kijken naar belangrijke zaken zoals functietitel, vereiste jaren ervaring, vaardigheden en opleidingen om een ​​reeks criteria voor de baan te genereren. Deze criteria worden vervolgens vergeleken met uw aanvraag om te beoordelen hoe goed uw aanvraag voldoet aan deze criteria. Als u voor meer dan één rol solliciteert, worden er meerdere Match Scores verstrekt. Als u niet succesvol bent in uw sollicitatie, zal het bij het toevoegen van een rol in de recruitmenttechnologie alle profielen beoordelen om te zien of er een goede match is met behulp van kunstmatige intelligentie. Dit omvat het verwerken van uw persoonlijke gegevens als u niet succesvol bent geweest in uw oorspronkelijke sollicitatie voor een functie bij Experian. Als u niet wilt dat deze aanvullende verwerking plaatsvindt, neem dan contact op met het Talent Acquisition-team en uw gegevens worden uit ons wervingsproces verwijderd. Het is belangrijk om te benadrukken dat er geen beslissingen worden genomen louter op basis van de Match Score en dat elke kandidaat-aanvraag kan worden beoordeeld door een lid van het Talent Acquisition Team. De reden dat we deze software gebruiken, is om elke sollicitant een eerlijke kans te geven om beoordeeld te worden voor geschikte vacatures die we als bedrijf hebben.

Uw gegevens delen

Uw informatie wordt intern gedeeld ten behoeve van het wervingsproces. Hierbij gaat het om leden van het HR- en talentwervingsteam, interviewers die betrokken zijn bij het wervings- en selectieproces, managers in het bedrijfsonderdeel met de vacature, en verder iedereen die voor de uitvoering van hun functies toegang tot de gegevens moet hebben.

Als u succesvol bent, delen wij uw gegevens ook met voormalige werkgevers en onderwijsinstellingen, en voeren we de nodige controles uit van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) eneerder genoemde bronnen zoals bedoeld in ons achtergrondonderzoek. Wij verwerken deze gegevens alleen als dit door de lokale wetgeving is toegestaan. In het kader van het achtergrondonderzoek...

Wij dragen uw informatie over buiten de Europese Economische Ruimte (EER), omdat sommige van onze systemen zoals Taleo zich buiten de EER bevinden. Als dit het geval is, nemen wij gepaste maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens in lijn met de eisen van ons Veiligheidsbeleid worden beheerd en met de gepaste waarborgen die in de toepasselijke privacywetten/-voorschriften staan (AVG).

Uw rechten

Als betrokkene heeft u een aantal rechten. U kunt:

• Op verzoek uw gegevens raadplegen en een kopie ontvangen, dit wordt soms het inzageverzoek (Data Subject Access Request) genoemd;
• Eisen dat wij onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren, zodat deze juist en volledig zijn;
• Verzoeken dat wij aan ons verstrekte persoonsgegevens aan derden overdragen;
• Eisen dat wij uw gegevens verwijderen of stoppen met de verwerking ervan, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet meer nodig zijn met het oog op verwerking;
• Bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens wanneer de organisatie zich beroept op zijn gerechtvaardigde belangen als de juridische grond voor verwerking;
• Vragen dat wij gedurende een periode stoppen met de verwerking van gegevens als de gegevens onnauwkeurig zijn of als er een geschil bestaat over het feit of uw belangen zwaarder wegen dan de legitieme gronden voor verwerking van gegevens; en
• Als wij uw persoonsgegevens op basis van toestemming verwerken, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, bijvoorbeeld het indienen van een DSAR, stuur dan een e-mail naar: DPONetherlands@experian.com

Als u van mening bent dat wij uw rechten met betrekking tot gegevensbescherming niet hebben nageleefd of als u een privacyprobleem heeft waargenomen, kunt u uw bezorgdheid in eerste instantie bekendmaken door contact op te nemen met de in uw land benoemde DPO.

Als u bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht wilt indienen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u hier contact opnemen: [Klik op deze link om de informatie over uw gegevensbeschermingsautoriteit te vinden].

Applicant and Candidate Privacy Policy

Our Approach

We collect and process your personal data to manage the recruitment, selection and onboarding process and we are committed to being transparent about how we collect and use your personal data and in meeting our data protection obligations. This policy applies for job applicants and candidates of Experian Netherlands for the purposes of data protection laws, Experian Nederland BV is the data controller of your personal data.

Processing Your Data

We need to process your data in order that we can manage a fair and effective recruitment and selection process and to assess your suitability for a role, carry out background and reference checks, communicate with you about the recruitment process and to comply with legal or regulatory requirements. We process this data based on the request of the data subject/applicant prior to entering into a contract and the consent provided by the applicant is the legal processing ground used by Experian in order to appoint the right applicant or candidate to the role advertised.

We also need to retain your personal data for our own internal record keeping and administrative purposes and to manage any query or complain you may have. The legal processing ground we rely on is our legitimate interest. It is in our legitimate interests to keep accurate records of our recruitment process and to manage or our relationship with the applicants and candidates.

We may need to process your health information to make reasonable adjustments to the selection processes if you have a disability.  Any processing activities relating to special categories of data are done for the purposes of carrying out the obligations and exercising specific rights of the company or of the employee in the field of employment and social security and social protection law, always authorised by law or a collective agreement pursuant to law providing for appropriate safeguards for the fundamental rights and the interests of the data subject.

If you are successful we will process your data to enter into an employment contract with you and will collect personal data about you from third parties, such as references supplied by former employers or educational establishments and information from employment background check providers, government provided Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)however we will process this data only when it is allowed by local laws. We will also process your data to comply with our legal obligations to check your eligibility to work in the applicable country before employment starts.

We will not use your data for any purpose other than in relation to the vacancy which you have applied unless we specifically ask your consent to keep your personal data on file in case there are future employment opportunities for which you may be suited. In these circumstances, we will tell you how long we will retain your data and you are free to withdraw your consent at any time.

You are under no statutory or contractual obligation to provide data to Experian during the recruitment process. However, if you do not provide the information, we may not be able to process your application or include you in our selection processes.

Collection, Storage and Retention

We collect and process a range of information about you such as your name and address, your skills and experience and your career history. This information is collected in a variety of ways, for example, it might be collected through application forms or your CV, from your passport or other identity documents such as your driving licence and from third parties. 

If your application for employment is unsuccessful, we will hold your data in our HR systems for 12 months after the end of the relevant recruitment process. At the end of that period or if you withdraw your consent earlier, your data will be deleted or destroyed.

If your application for employment is successful, personal data gathered during the recruitment process will be transferred to your HR file and retained during your employment. The periods for which your data will be held will be provided to you in our employee privacy policy.

We take the security of your data seriously and have internal policies (among others, the Global Information Security Policy-GISP) and controls in place to ensure that your data is not lost, accidentally destroyed, misused or disclosed, and is not accessed except by our employees in the proper performance of their duties.

The table below provides a list of all the data held and the purpose for which the data is held:

Data collected directly from applicants and candidates

Data collected from other sources

• Recruitment agencies, from which we collect the following categories of data: professional and work experiences, references for candidates, education, skills, trainings and any certification obtained by the candidate.
• Your named referees, from whom we collect the following categories of data: period of employment, position within the organization.
  Only after informing the candidate will we collect the following data: information regarding performance.

Automated Decision Making

Our recruitment processes are not solely based on automated decision-making.

Sharing Your Data

Your information will be shared internally for the purposes of the recruitment process. This includes members of the HR and Talent Acquisition Team, interviewers involved in the recruitment and selection process, managers in the business area with the vacancy and anyone else if access to the data is necessary for the performance of their roles.

If you are successful, we will also share your data with third parties in order to obtain pre-employment references from former employers and educational establishments, obtain fraud prevention background checks and obtain necessary criminal records checks from the relevant sources mentioned above as required under our vetting process. We will process this data only when it is allowed by local laws.

We will transfer your details outside of the European Economic Area (EEA) as some of our systems such as Taleo are held outside of the EEA. Where this is the case, we take appropriate steps to ensure that your data is managed in line with our Global Information Security Policy requirements and with the appropriate safeguards set in the applicable privacy laws/regulation (GDPR).

Your Rights

As a data subject, you have a number of rights. You can:

• Access and obtain a copy of your data on request, this is sometimes called, submitting a data subject access request (DSAR);
• Require that we change incorrect or incomplete data so that it is correct and complete;
• Request that we transfer any personal data you have provided to us to a third party;
• Require that we delete or stop processing your data, for example where the data is no longer necessary for the purposes of processing;
• Object to the processing of your data where the organisation is relying on its legitimate interests as the legal ground for processing; and
• Ask that we stop processing data for a period if data is inaccurate or there is a dispute about whether or not your interests override the organisation's legitimate grounds for processing data and
• If we are processing your personal data based on consent, you can withdraw consent at anytime.

If you would like to exercise any of these rights, such as submitting a DSAR please send an email to: DPONetherlands@experian.com

If you believe we have not complied with your data protection rights or you have identified any privacy issue, you may raise your concern in the first instance by contacting the DPO appointed to your country. If no DPO is appointed for your country please contact the HR through the same email indicated above.

If you wish to make a complaint to the Supervisory Authority about how we process your personal data you can contact them here: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap